5 найкращих інструментів для Microsoft Outlook

Microsoft Outlook - це багатофункціональний поштовий клієнт, але ви коли-небудь хотіли мати функцію, якої у нього немає? Існує безліч сторонніх інструментів, як безкоштовних, так і платних, які додають функціональність в Outlook або покращують існуючі.

Розблокуйте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Сьогодні ми розглянемо п'ять інструментів для настільної програми про Windows, яка додає деякі корисні функції або забезпечує швидкий доступ до налаштувань і функцій Outlook.

1. OutlookTools

Outl^ Tools - це безкоштовний інструментарій для Outlook у Windows, який забезпечує швидкий і простий доступ до налаштувань Outlook і тек даних. Ви також можете отримати доступ до деяких інструментів Windows в Outl^ Tools, таких як редактор реєстру і програма перегляду подій.

Вікно Outl^ Tools містить меню ліворуч, де ви можете отримати доступ до різних доступних інструментів.

На екрані General відображається інформація про встановлення Outlook і деякі кнопки швидкого доступу, що забезпечують доступ до інструментів Outlook і Windows.

Якщо у вас виникли проблеми з PST або файлом даних Outlook у форматі OST, використовуйте кнопку Run ScanPst для сканування файлу. Запуск ScanOst застарів, тому що він не підтримується Outlook. Але інструмент Run ScanPst буде працювати і для файлів OST.

Ви також можете запустити Outlook у безпечному режимі прямо з екрану «Загальні», що зручно, якщо у вас проблеми з Outlook.

Екран «Шляхи до тек» забезпечує швидкий доступ до тек, які Outlook використовує для зберігання даних та налаштувань. Більшість з них тільки для довідки, але ви можете відкривати теки прямо з екрану «Шляхи до тек».

Коли ви відкриваєте вкладення, буде використано тимчасову теку внизу вікна. Ви можете очистити цю теку за допомогою кнопки Очистити теку.

HowTo-Outlook, компанія, яка виробляє Outl^ Tools, також створює окремий інструмент для управління папкою тимчасових вкладень, про яку ми розповімо далі.

На екрані «Параметри запуску» перелічено всі доступні параметри командного рядка, які можна використовувати для запуску Outlook певним чином. Наведіть вказівник миші на кожен перемикач, щоб дізнатися, що він робить. Наприклад, ви можете вилучити всі назви і адреси електронної пошти зі списку автовиконання під час запуску Outlook.

Вибравши перемикач, ви можете натиснути «Запустити Outlook», щоб відкрити Outlook за допомогою цього перемикача. Якщо ви бажаєте використовувати перемикач безпосередньо в командному рядку, натисніть кнопку «Копіювати команду». Потім відкрийте вікно командного рядка, вставте команду в командному рядку і натисніть Enter.

Outlook підтримує декілька списків останніх використовуваних (MRU). На екрані Clear MRU виберіть свій поштовий профіль вгорі. Потім натисніть кнопку, щоб очистити цей список MRU у вибраному поштовому профілі.

Outlook включає функцію безпеки, яка блокує вкладення, які можуть пошкодити ваш комп'ютер вірусами або іншими загрозами. Деякі типи файлів, такі як EXE-файли, що надсилаються як вкладення, автоматично блокуються. Заблоковане вкладення залишається в повідомленні електронної пошти, але ви не можете отримати до нього доступ.

На екрані «Заблоковані вкладення» перелічено типи файлів, заблокованих Outlook. Ви можете дізнатися, що кожен суфікс має у статті підтримки Microsoft про заблоковані вкладення.

Щоб розблокувати тип файлу, позначте цей пункт у списку.

Будьте обережні, що ви розблокуєте. Outlook блокує ці типи файлів, тому що вони можуть становити небезпеку для вашого комп'ютера. Під час розблокування типів файлів переконайтеся, що ви довіряєте відправнику при отриманні вкладень цих типів.

Екран керівництва підтримки містить посилання на різні статті підтримки Outlook на веб-сайті HowTo-Outlook. Екран Додаткові інструменти містить посилання на безкоштовні та платні надбудови та інструменти Outlook.

Outl^ Tools - це безкоштовний інструмент, але ви можете пожертвувати, щоб допомогти розробнику підтримувати його в актуальному стані.

OutlookTempCleaner

Коли ви надсилаєте долучення або відкриваєте долучення до електронної пошти, Windows зберігає тимчасові файли. Всі ці файли зберігаються в тимчасовій теці, займаючи місце. Ваші файли також доступні всім, хто отримує доступ до вашого комп'ютера і тимчасової теки.

Windows зберігає ці тимчасові файли в підкаталозі каталогу тимчасових файлів Інтернету на вашому ПК. Є багато способів видалити тимчасові інтернет-файли, але HowTo-Outlook створює безкоштовний невеликий інструмент під назвою Outl^ TempCleaner, призначений тільки для видалення файлів тимчасових вкладень, що зберігаються в Outlook.

Outl^ TempCleaner робить те саме, що Outlook використовує наступну тимчасову теку для відкриття функції вкладень у розділі «Шлях до теки» в Outl^ Tools, за винятком того, що він також дозволяє вам бачити розмір тимчасової теки Outlook для вкладень. Натисніть кнопку Розмір теки.

З'явиться діалогове вікно з інформацією про те, скільки місця буде звільнено при очищенні тимчасової теки для файлів вкладень.

2. Email Insights

Email Insights - це полегшений пошуковий клієнт для Outlook. і Gmail. Він забезпечує швидку функцію автозаповнення і нечіткий пошук за назвою, а також автоматично виправляє орфографію. Email Insight дозволяє вам виконувати пошук швидше і представляє результати пошуку, засновані на релевантності і впорядкованості за часом, спрощуючи пошук потрібної електронної пошти.

При запуску Email Insights відображається екран вибору облікового запису. Натисніть Outlook.

Потім у наступному діалоговому вікні виберіть обліковий запис, який ви хочете знайти.

Введіть умову пошуку у поле пошуку. У міру введення речення з'являються під вікном пошуку. Якщо ви бачите свій пошуковий термін у списку, виберіть його за допомогою миші або використовуйте клавіші зі стрілками на клавіатурі, щоб вибрати потрібний термін.

Натисніть Enter або клацніть значок пошуку для пошуку.

Ви також можете відкрити додаткові вкладки, щоб виконати декілька пошуків в одному вікні. Кожна вкладка позначена пошуковим терміном для цієї вкладки.

3. Outlook-Google Calendar Sync

Ви використовуєте календарі Google і Outlook? Якщо це так, ви шукаєте спосіб синхронізації двох календарів? Ви можете додати свій Календар Google в Outlook, але у нас є рішення, яке дозволяє синхронізувати календар Google з календарем Outlook, тому вам не потрібно підтримувати окремі календарі.

Outlook Google Calendar Sync - це безкоштовний інструмент, який забезпечує одно- і двосторонню синхронізацію між вашими календарями Google і Outlook. Ви можете синхронізувати з Google в Outlook, Outlook в Google або синхронізувати обидва напрямки, об'єднуючи два календарі. Атрибути події, такі як тема, опис, місце розташування, учасники, події нагадування, доступність і конфіденційність, синхронізуються. Тільки нові атрибути або атрибути, які були змінені, оновлюються.

Коли ви відкриваєте Outlook Google Calendar Sync, ви повинні вибрати поштову скриньку Outlook і календар Google, який ви хочете синхронізувати. На вкладці Outlook виберіть Типову поштову скриньку або Альтернативну поштову скриньку, а потім виберіть поштову скриньку, яку ви бажаєте використовувати. Якщо у вас є більше одного календаря для вибраної поштової скриньки, виберіть календар, який ви хочете синхронізувати, у списку, що розкривається, Вибрати календар.

Потім перейдіть на вкладку Google, клацніть «Отримати календарі» і виберіть обліковий запис електронної пошти, що містить календар, який ви хочете синхронізувати, у списку «Вибрати календар», що розкривається.

Вам буде запропоновано увійти в свій обліковий запис Gmail в браузері за замовчуванням. Натисніть «Дозволити» у своєму переглядачі, коли з'явиться запит на дозвіл Outlook Google Calendar Sync для доступу до календаря.

Потім вам буде представлений код, який дозволить Outlook Google Calendar Sync отримати доступ до вашого календаря Google. Виберіть код, скопіюйте його, вставте його в поле «Код авторизації» в діалоговому вікні «Авторизувати Google Access» і натисніть кнопку «OK».

Перейдіть на вкладку «Параметри синхронізації» та виберіть напрямок у розділі «Як». Виберіть, чи бажаєте ви скопіювати записи Google в Outlook або записи Outlook в Google. Або ви можете синхронізувати записи в обох напрямках, якщо ви ввели елементи в обидва календарі окремо.

Виберіть діапазон дат у розділі Коли і атрибути для включення в розділі «Що». Ви також можете змінити спосіб роботи програми на вкладці «Поведінка програми».

Після того, як ви вибрали свої параметри, натисніть кнопку Зберегти.

Щоб синхронізувати свої календарі, відкрийте вкладку «Синхронізація» та натисніть «Почати синхронізацію». Хід виконання і результат буде показано на вкладці Синхронізація.

Наступного разу, коли ви захочете синхронізувати ті самі календарі, відкрийте Outlook Google Calendar Sync і натисніть Start Sync. Ваші параметри залишаються попередніми, якщо ви їх зберегли.

4. Stellar PST Viewer

Stellar PST Viewer - це безкоштовний інструмент, який сканує пошкоджений файл Outlook PST і дозволяє переглядати всі елементи (електронні листи, контакти, журнали, календарі, завдання) у файлі і зберігати окремі елементи або всі елементи в різних форматах.

Після запуску Stellar PST Viewer виберіть файл PST за допомогою кнопки «Вибрати файл Outlook». Ви також можете використовувати Пошук файла Outlook для пошуку файла PST. За замовчуванням файли PST знаходяться в теці C: \ Users \% username% \ Documents \ Outlook Files \.

Всі ваші електронні листи, контакти, журнали, календарі, завдання перелічені в деревоподібній структурі в лівій частині головного вікна. Ви можете вибрати елемент, клацнути правою кнопкою миші і вибрати формат для збереження елемента.

5. Граматика для офісу

Граматика дозволяє вам спілкуватися більш ефективно, роблячи ваші електронні листи, документи, повідомлення в соціальних мережах більш зрозумілими, ефективними і вільними від помилок.

Граматично позначає можливі проблеми у вашому тексті і пропонує виправлення для орфографії, граматики, багатослівності, стилю, пунктуації. Граматично пояснює причину кожного запропонованого виправлення, дозволяючи вам вирішити, чи хочете ви і яким чином ви хочете виправити кожну проблему.

Завантажте надбудову Office з сайту Grammarly. Спочатку вам потрібно буде увійти в свій аккаунт. Потім встановіть надбудову в Outlook і Word, якщо ви вирішите.

Коли ви введете новий електронний лист або відповідь на нього, Grammarly перевіряє ваше повідомлення на наявність різних проблем. Пропозиції щодо виправлень буде показано на панелі праворуч від вікна повідомлення.

Підвищіть продуктивність Outlook

Це лише деякі з інструментів, доступних для Outlook, які допоможуть вам підвищити продуктивність. Ви також можете переглянути кращі інструменти для захисту від спаму для Outlook. Ми також пропонуємо кілька порад, які допоможуть вам краще використовувати Outlook

Настільний додаток Outlook є частиною Office 365, який не є безкоштовним. Якщо ви вважаєте за краще використовувати безкоштовний поштовий клієнт, ми вивчили кращі безкоштовні альтернативи в Outlook.

Які інструменти ви використовуєте з Outlook? У вас є інші корисні поради щодо використання Outlook?